Análisis y monitorización de los procesos BATCH de banca mayorista

Aitor Parra, Manager de Markets & Digital, relata la historia del éxito en el análisis y monitorización de los procesos BATCH de banca mayorista. Con más de 12 años de experiencia en el sector, Aitor refleja de inicio a fin cómo conseguir el éxito de nuestros clientes.

Situación inicial

El CIO de Banca Mayorista de una entidad financiera multinacional contacta a Qaracter para transmitir una problemática que están sufriendo. El Banco está incumpliendo los deadlines/hora límite de publicación de métricas de riesgos de mercado a reportar al regulador. Esto ha implicado un quebranto económico al Banco a través de varias multas impuestas por este mismo regulador.

Necesidad del cliente

Desde la Alta Dirección se requiere hacer un análisis de detalle de los procesos automáticos, semi-automáticos y manuales en la cadena de procesos end-to-end, desde los sistemas de Front Office hasta los de Back Office, Regulatorio y Riesgos. Dentro de este análisis han de identificarse claramente las tareas, sistemas y equipos impactados en la cadena front-to-back, así como las distintas interdependencias y pain points/debilidades que pueden estar impactando negativamente en la consecución de los objetivos del Banco. Este análisis debería realizarse en un primer momento para el centro corporativo de Madrid, si bien en fases subsecuentes se extendería a las distintas branches/sucursales del propio Banco alrededor del mundo. También se requiere aportar una solución de valor que permita la correcta monitorización de los procesos diarios del Banco y sus interdependencias, para mediante KPIs medir aquellos cuellos de botella que puedan existir en la cadena de procesos.

Solución

Se mantienen reuniones de trabajo con los distintos equipos que conforman la cadena end-to-end del ciclo operativo: Front Office, Back Office (Operaciones), Regulatorio, Riesgos, equipos IT de soporte. En las mismas, se documentan los procesos involucrados (tareas, sistemas, actores involucrados), así como las principales debilidades identificadas, tanto a nivel de tiempos como de calidad del dato. Una vez inventariadas las distintas problemáticas de cada proceso en alcance, las mismas se priorizan junto a los process managers por criticidad así como por coste (quick wins vs iniciativas de alto coste). Una vez inventariadas y priorizadas todas las iniciativas propuestas, las mismas se presentan al CIO para su lanzamiento y ejecución.

Estas iniciativas recogen, desde el decomisado de sistemas legacy que penalizan los tiempos de finalización de los procesos batch del Banco, hasta la reorganización de equipos para atender convenientemente las incidencias productivas.En paralelo a la ejecución de las iniciativas acordadas, desde el equipo de proyecto se define un dashboard táctico de monitorización de procesos batch del Banco, para monitorizar diariamente los tiempos de finalización de los procesos de los sistemas (para los cuáles se han definido límites horarios – deadlines) y poder identificar ágilmente (mediante un código de colores) los sistemas que están dando incidencias (de tiempos o de calidad del dato) en la cadena operativa. Este dashboard se comparte con los distintos departamentos impactados (Front Office, Back Office, Regulatorio, Riesgos, Nivel de Servicio, IT, Alta Dirección, etc.).

Adicionalmente, con carácter mensual y trimestral se generan documentos con seguimiento de KPIs clave (e.g. publicación de métricas de riesgos, finalización de procesos de fin de día, etc.) definidos para controlar el desempeño de los distintos sistemas en alcance, a fin de identificar rápidamente en cuáles tenemos retrasos recurrentes en la entrega de información o deficiencias en la calidad del dato. Este ejercicio se realiza en un primer momento para la sede global corporativa, para a partir de entonces extender el ejercicio a la branches y entidades del Banco en el extranjero: Shanghai, Hong Kong, Londres, Nueva York, México, Brasil. Para cada una de las geografías, se realiza un seguimiento tanto diario como mensual/trimestral en relación a los procesos end-to-end, documentando convenientemente tanto los tiempos de entrega de cada sistema, como las incidencias acaecidas durante el período en análisis.

Dónde estamos ahora

Tras la realización del seguimiento de los procesos batch del Banco (sede corporativa branhes/entidades) durante dos años, generando los informes de análisis y detalle pertinente para la Alta Dirección, las tareas se traspasan al departamento de Nivel de Servicio del Banco, el cuál continúa a día de hoy facilitando el Dashboard de monitorización de procesos batch a los equipos impactados. Igualmente, este dashboard se va actualizando con el paso del tiempo, adaptándose a la realidad cambiante del Banco (decomisados de sistemas, modificación de deadline de tiempos de entrega de información, etc.). Tras los dos años de proyecto, se ha conseguido una mejora en los tiempos de entrega de la información batch por parte de los sistemas del mapa front-to-back, así como la consecución en tiempos de la publicación de las métricas de riesgos, cuyos retrasos recurrentes fueron en un primer momento el detonante de la petición de soporte por parte de Qaracter.