Implantaciones y transformaciones: Beyond technology

Como podemos comprobar cada día en nuestro trabajo, en nuestro proceso formativo, escuchando a cualquier experto mientras vemos la televisión, o simplemente repasando la actualidad informativa en nuestro teléfono móvil; vivimos sumidos en una espiral de cambios continuos a nivel social, económico, político o laboral.

El desarrollo exponencial de la tecnología en los últimos años con la irrupción, por ejemplo, de la inteligencia artificial; acelera estos cambios (y también nos ayuda con ellos), obligándonos a adaptarnos rápidamente para sobrevivir.

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En esta carrera por la supervivencia, las organizaciones toman decisiones estratégicas de adaptación y cambio de diversa naturaleza:

·     Fusiones e integraciones de distintas organizaciones persiguiendo el crecimiento o las sinergias.

·     Implantaciones de soluciones tecnológicas (internas o de cara al cliente) que generen eficiencias o mejorar las ventas.

·   Transformaciones organizativas o culturales, con el objetivo de tener estructuras más líquidas, procesos más agiles y cambiar los comportamientos o maneras de hacer y actuar de las personas.

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Por supuesto, la tecnología debe ser un recurso que aprovechen las organizaciones; pero muchas veces en estos procesos de cambio se nos olvida poner el foco en el otro gran activo con el que cuentan las organizaciones: sus personas. Ellas son la herramienta y pieza clave para sacar todo el jugo a la tecnología (o nuevo proceso o situación).

Es por ello por lo que ante cualquier cambio en la compañía debemos plantearnos la gestión de este cambio a través de las personas: lo que los anglosajones llaman Change Management. Para ello debemos hacerles partícipes a lo largo de todo el proceso de cambio:

1.      Tener en cuenta su opinión para analizar situación actual (As Is).

2.    Preguntarles por su visión sobre cómo debería ser la situación deseada futura (To Be). Esto hará que se sientan partícipes de la nueva situación.

3.      Analizar detalladamente los cambios que supondrán la nueva situación (análisis de impacto, gaps…)

4.    Definir la Estrategia y Plan Gestión del Cambio para cada uno de los colectivos de personas impactadas, atendiendo a las necesidades particulares de cada uno de ellos. El Plan deberá detallar las distintas iniciativas que se llevarán a cabo. Estas pueden ser de distinta naturaleza:

    a) Esponsorización. La Dirección debe implicarse activamente en el Change Management, explicando el por qué de los cambios, las bondades de éste y los pasos a seguir en el futuro, transmitiendo seguridad y certidumbre.

    b) Comunicación y sensibilización. Conjunto de acciones donde se explique detalladamente todo el proceso de cambio; desde comunicados generales de la Dirección, aprovechando los mandos intermedios las reuniones departamentales, o comunicados específicos sobre hitos concretos.

   c) Capacitación. Tanto para implantaciones de nuevos sistemas, nuevos procesos o cambios en la forma de hacer; todas las personas de la compañía deben estar preparadas para afrontar estos cambios el Día D.

    d) Soporte a la Implantación. Tanto físico (manuales, guías rápidas, etc.) como logístico (red de agentes del cambio, CAU, etc.)

5.    Como todo Plan, el Change Management debe tener un seguimiento exhaustivo de cumplimiento de las tareas planificadas para asegurarnos que todo está preparado para ese Día D.

6.    Consolidación y mejora continua. Una vez puesta en marcha la nueva situación, es necesario chequear que todo está funcionando según lo previsto; para lo cual previamente deberán haberse definido unos indicadores clave que permitan comprobarlo. Esto nos ayudará a identificar posibles desviaciones en el funcionamiento, pudiendo corregir algunos aspectos que no se tuvieron en cuenta en la definición inicial, o implementar mejoras periódicas. Aquí es fundamental el llamado consequence management, donde la asimilación de la nueva situación tenga su reconocimiento y se comuniquen todos aquellos casos contrarios para su corrección.

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Con todo ello lograremos dos objetivos principales:

1.      Minimizar el impacto del cambio en las personas, algo vital para el negocio.

2.   Aumentar su compromiso con la nueva situación y con la organización en general, logrando mejores resultados individuales que repercuten en la compañía en su conjunto.

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Francisco Rivas

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