Gestión por procesos

¿Alguna vez has escuchado hablar de la Gestión por Procesos de Negocio?

En Qaracter lo definiríamos como la disciplina que implica cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad empresarial, en apoyo de los objetivos de la empresa.

Así mismo, abarca sistemas, empleados, clientes y socios dentro y fuera de los límites de la empresa.

Desde la compañía, entendemos la gestión por procesos de la siguiente manera:

·      Como práctica: tendría como objetivo generar valor para los clientes indirectamente, coordinando los procesos de forma individual, pero sin dejar de lado su totalidad y siempre analizando las actividades interrelacionadas.

·      Esta gestión tendría como objetivo no limitarse al simple hecho de realizarlos correctamente. Se basa en la mejora continua, monitorizando los procesos implantados con base en la identificación de debilidades y la propuesta de mejoras.

·   Implicaría un análisis tanto individual como general: sería importante optimizar el proceso individual, sin embargo, cabría resaltar que forma parte de un sistema que debiera de ser considerado integralmente para generar buenos resultados en todo el negocio.

Se podría establecer un ciclo de vida de la gestión por procesos que consta de varias etapas:

En primer lugar, está la etapa de diseño. Durante la cual se realiza un análisis exhaustivo de los procesos existentes. Además, se definen los objetivos que se deben alcanzar a través de la gestión del proceso empresarial.

A continuación, está la etapa de modelado. En esta, la empresa selecciona nuevos procesos y los describe de forma individual, basándose en sus propios criterios. Así mismo, se definen los objetivos para cada uno con base en esta descripción.

Luego, viene la de ejecución. Durante esta, los procesos modelados se registran y documentan. A continuación, se implementan en un modelo de proceso, se publican en el sistema informático interno y se ponen en marcha.

La etapa de control es fundamental, ya que los procesos se supervisan y analizan de manera continua. Se realiza una comparación entre los datos reales y las especificaciones objetivo modeladas, lo cual revela el potencial de optimización. Es crucial conocer con precisión los puntos críticos y los potenciales para poder derivar soluciones y medidas exactas y aplicarlas de manera efectiva.

Por último, está la de optimización. En esta etapa, se toman medidas de mejora basadas en la información recopilada. Se aplican las definiciones de objetivos con el propósito de supervisar y mejorar constantemente los tiempos de producción, la eficiencia de los costes, las tasas de error y otras cifras clave. Por ejemplo, se pueden automatizar o enlazar procesos. Con los ajustes realizados, se inicia una nueva fase de diseño y el ciclo se cierra, dando lugar al inicio de un nuevo bucle de control.

Así, el ciclo de vida de la gestión por procesos se compone de estas etapas sucesivas que se repiten de forma continua para lograr una gestión eficiente y en constante mejora de los procesos empresariales.

Una vez entendido qué es y su ciclo de vida, quedaría responder a una pregunta clave: ¿Por qué implementarla?

A continuación, comentamos sus múltiples beneficios:

La automatización y optimización del proceso de negocio conlleva un aumento significativo en la fluidez y calidad del rendimiento operativo. Al automatizar cada paso, se reducen los plazos y se minimiza la necesidad de conocimientos y controles.

La documentación transparente y consistente del proceso de negocio, de principio a fin, es fundamental. Todos los procesos empresariales se documentan de manera clara en una herramienta centralizada, lo que permite identificar el potencial de optimización y automatización desde las etapas iniciales.

La gestión eficiente de flujos de trabajo y combinaciones de sistemas es posible con su implementación. Las empresas pueden diseñar, probar, implementar e integrar interacciones entre personas, datos y sistemas, incluso sin ser expertos en TI. Se pueden establecer flujos de trabajo empresariales para facilitar la ejecución y combinar diferentes sistemas.

El control continuo y el análisis basado en datos son fundamentales. El seguimiento y visualización en tiempo real permite comparar los procesos objetivos con los reales, establecer valores medios y detectar posibles desviaciones.

El cambio hacia una organización ágil y orientada a los procesos se logra mediante el uso de una herramienta de gestión. Las empresas se centran en sus propios procesos y los integran de manera integral en sus operaciones. Esto permite alinear sistemáticamente el negocio con los requisitos de los clientes y los objetivos de la organización, contribuyendo así al éxito de la compañía.

La reducción de la complejidad de los sistemas y procesos brinda más transparencia. Al reestructurar y digitalizar las fases anteriormente manuales de este, se reduce el número de personas involucradas en cada tarea. Esto no sólo disminuye la complejidad del mapa de procesos empresariales, sino que también mejora la estabilidad y la transparencia en general.

En definitiva, se podría definir la gestión por procesos como una forma de enfocar el trabajo donde se persigue el mejoramiento continuo de las actividades de una organización mediante la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua.

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Aitor Parra Fernández